こんにちは！レンタルスペース運営者の「みつ」です。
今回は、レンタルスペースの利用規約は絶対に作っておいた方が良いということについて書いていきます。
利用規約ってなんだか堅苦しいから、「ぼくとあなたのお約束」ってするのはどうかな？
面白い発想だが、なんだか子どもっぽい感じもするな
利用規約を絶対に作るべき理由とは？
レンタルスペースを運営していく上で、利用規約は絶対に必要です。
こちらが作ったルールに従ってスペースを利用してもらうために必要なのですが、逆にルールがないとどこかの国のスラム街のような無法地帯になってしまう可能性もあります。
この記事では、利用規約の作り方とお客さんへの周知の方法も含めてお伝えしていきますね。
利用規約が必要な理由
冒頭でお伝えした通り、利用規約は絶対に必要です。
お客さんに対して、これはOK、これはNGとあらかじめルールをお伝えするのです。逆にこのルールがないとどうなるでしょうか？
おそらく何でもありの無法地帯になってしまいます。自分のスペースを守るためにも、スペースを予約してくれたお客さんみんなが気持ち良く使ってもらえるように、利用規約は絶対なのです。
利用規約の作り方
ではどうやって利用規約を作るのかというと、これは運営者が好きなように独断と偏見で作ってしまいましょう。
それが絶対的なルールとなり、お客さんはそれに従うのです。規模は小さいですが、法律を自分で好きなように決められる感覚です。そう考えるとなんだかワクワクしませんか？
ただ、あまりに自分勝手なルールだとお客さんは付いてきてくれません。極端な例ですが、上からの命令は死んでも守れというヤバい国みたいな独裁政治的なノリは日本では敬遠されそうです。
じゃあ具体的にどんなことを書けばいいの？ということですが、他のスペースの利用規約を参考にしてみましょう。
ちゃんとしたレンタルスペースであれば、ホームページに利用規約を載せていることが多いでしょう。
ちなみにぼくのスペースでも、ホームページに利用規約を載せています。
ダンスができるレンタルスタジオの利用規約です
丸パクリはNGですが、作るときの参考にしてみてください。
利用規約の周知方法
利用規約を作ったとしても、お客さんに認識してもらわなければ意味がありません。
ぼくは以下の2つの方法を実施したことがあります。
- 利用規約を印刷し、スタジオ利用の際にサインをしてもらう
- ネット上で利用規約に同意してもらう
紙にサインをしてもらう方式
ぼくのスペースの場合、①を2年間ほど実施していました。
A4の紙に利用規約を印刷し、スペース内に置いておきました。はじめてのお客さんに関しては、ぼくが直接使い方の説明をしに行っているので、そのときに利用規約にサインをもらうのです。
なぜ2年で辞めたかというと、単純に手間がかかったというのが理由です。
まず利用規約を印刷しなければいけません。プリンターを持っていなかったため、コンビニなど町のコピー機を利用します。今振り返ると、まとめて業者に印刷依頼をかけた方が手間的にも価格的にも良かったと思いますが、当時は利用規約がなくなりそうになったら30部ずつぐらい印刷していました。
そして印刷した利用規約をスペースに持っていき、バインダーに挟みます。
利用規約の紙の下の方に日付、住所、電話番号、名前、メールアドレスを記載する欄を作っておいたので、はじめてのお客さんに対して、「利用規約をご確認いただき、サインをお願いします」とお伝えします。
サインをいただいたらその紙を持ち帰り、自宅に保管するという流れです。
2年間やってみて、利用規約の紙は1500枚を越えました。うちのクローゼットを圧迫させるほどの量です。というか印刷代だけで15000円って、このお金があったらプロテイン5kg買えたなぁと思ったのでした。
そもそも利用規約を作った目的って、サインしてもらうということではなく、お客さんにルールを守ってもらいみなさんが気持ち良くスペースを利用できる環境を維持するということです。
そう考えると、お客さんからしたら利用規約に一度目を通しただけでルールを覚えられるでしょうか？ぼくだったら30分後には忘れています。
しかも使用規約の紙はこちらで保管しているので、お客さんの目に触れることはありません。
あっこれ完全に意味ないやつだ、と2年越しに気付き利用規約の運用方法を変えることにしたのです。
以前、名刺を作って配りまくったものの完全に意味がないということに気付いた、というような記事を書いたのでそちらも読んでみてください。
ネット上で利用規約に同意してもらう
紙の運用のかわりに、ネットから予約する際に同意してもらう方式にしました。
ネット上で予約をする際、予約ボタンを押す前に「利用規約に同意します」というところにチェックを入れてもらうという、よくあるやつです。
それに変えたところ、格段に手間が省けました。今までやってきたことは何だったのだろう？というぐらいです。
方式は変えましたが、それによってスペースが無法地帯になるということはなく、問題なく運営できています。
まとめ
今回は、レンタルスペースの利用規約は絶対に作っておいた方が良いということについて書きました。
お客さんに気持ち良くスペースを使ってもらうために、利用規約は必須です。作り方は他のスペースを参考にする、周知はネット上で同意してもらうのがおススメです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
