鍵の管理はどうする?3年間運営してきたぼくが採用した方法とは

鍵の管理について セキュリティ

こんにちは!レンタルスペース運営者の「みつ」です。

今回は、レンタルスペースにおける鍵の管理について書いていきます。

みつ
みつ

うちはキーボックスで鍵の管理をしているよ

ぽこ犬
ぽこ犬

おまえのところ、セキュリティがザルっぽいが大丈夫か?

鍵の管理はどうするべきか?

レンタルスペースの鍵の管理について、以下の観点で見ていきます。

  • 運営者にとってどうか?
  • お客さんにとってどうか?

ぼくはキーボックスで鍵管理をしていますが、鍵管理の方法は運営者によって考え方が様々です。なので鍵の管理方法はこうした方がいいよ!というような答えはありません。

この記事を読むことで、自分のレンタルスペースではどうするのが良いのか?というベストな方法を選択するきっかけになればと思っています。

普段は誰も常駐していないレンタルスペース

まずレンタルスペースの運営について、基本的にスタッフがスペースに常駐しません。飲食店やエステのように、スタッフありきでお店がまわるというところと決定的に違う点ですね。

ぼくのスペースを含めた多くのレンタルスペースは、普段は鍵がかかっています。予約されたお客さんが来店されたらご自身で鍵を開けてもらい、使い終わったら自分で鍵を閉めて退室という流れです。

鍵を開けっ放しにしていたら、いくら平和な日本だとしてもちょっと危ないです。逆にスタッフが毎回鍵を開けてあげるというのは、人件費がかかってしまいます。

なのでほとんどのスペースでは、お客さんに鍵を開けてもらう。この方法を採用しているところが多いのです。

鍵の管理はどうしているの?

お客さんご自身で鍵を開けてもらうということですが、鍵はどのように管理しているのでしょう。

これはスペースによって違ってきますが、ざっくりわけて2つです。

  • キーボックスによって鍵を管理
  • 鍵管理のシステムを導入

キーボックスでの管理

これはアナログな方法ですが、キーボックスで鍵を管理する方法です。

↓の図のように暗証番号を合わせるとパカッと開き、中にスペースの鍵が入っているというパターンです。

キーボックス

ホームセンターなどで2000円ぐらいで売っています

鍵管理のシステムを導入

もう1つの方法として、鍵管理のシステムを導入するという方法です。

鍵管理システムの会社は何社もあり、料金や機能など様々です。

運営者にとってどうか?

運営者から見たとき、料金や導入の手間について比較していきます。

キーボックス

キーボックスはなんといっても費用がかからない。2000円ぐらいで買えます。

設置するまでに手間がかからないのも良い点です。鍵管理システムと違い、キーボックスであればホームセンターやアマゾンでサクッと選ぶノリです。

導入後の管理も楽で、予約してもらったら暗証番号を伝えればそれでOKです。

その反面、キーボックスは手軽に導入できる分、セキュリティ面は強いとは言えません。

予約してくれたお客さんに暗証番号を教えて開けてもらうのですが、つまりお客さん全員が暗証番号を知っているわけです。やろうとおもえば、自分が予約していない時間帯でも自由に鍵を開けて出入りできてしまうのです。

世界中で日本人のマナーが絶賛されている中、考えたくないことではありますが、勝手にサードプレイスとして使われてしまうリスクもあります。(サードプレイスとはスタバの理念。自宅や職場・学校以外でくつろぐことができる第三の場所という意味)

暗証番号を頻繁に変えれば良さそうですが、そうなるとそのたびにリピーターのお客さんに対しても番号変更のお知らせをしなければいけない、となかなか大変です。

鍵管理システム

鍵管理のシステムを導入となると、まずどの会社のものを選べば良いのか調べることになります。会社によって料金や機能が様々なので、自分に合ったシステムを見つけるまで労力がかかりそうです。

そして初期費用や月額費用などお金がかかります。これも会社によって差がありますが、月額5,000円ぐらいは見ておいた方が良さそうです。

ただ良い点もたくさんあります。まずキーボックスに比べセキュリティ面が強いです。

システムによって違ってきますが、予約時間内でないと入退室できない、入退室の履歴がすべて残る、自動で暗証番号が変わる、遠隔で鍵を開けられる、など最近のシステムは便利です。

防犯率100%とはならないと思いますが、キーボックスに比べると圧倒的にセキュリティが強い&高性能です。

 お客さんにとってどうか?

次にお客さんの立場から見たらどうか?という点です。お客さんからしたら使い勝手が判断基準になると思いますです。

キーボックス

使い勝手でいうと、キーボックスに分がありそうです。暗証番号を合わせるだけなので、シンプルでわかりやすい。

鍵管理システム

これもシステムによって違いますが、鍵を開けるには事前にアプリをダウンロードする、などキーボックスと比べると手間がかかりそうです。

実際に3年間運営しているぼくの管理方法は?

ちなみに3年間レンタルスペースを運営しているぼくですが、キーボックスで鍵を管理しています。

キーボックスを採用している理由ですが、これまで特にトラブルなく運営できているからです。

キーボックスで何か問題があれば鍵管理システムを導入しよう!と思い、3年が経過しました。

キーボックスの開け方がわからない、と言われたことがあるので、写真付きで開け方の説明書きを作りました。

キーボックスが硬くて開かない、と言われたことがあるので、100均で買った潤滑油を使ったら開けやすくなりました。

これまで鍵管理システムを使ったことはありませんが、使っている方と意見交換などできたら嬉しいです。

まとめ

今回は、レンタルスペースにおける鍵の管理について書きました。

キーボックスと鍵管理システム、一長一短なところがあるので自分に合った方法を見つけてもらえればと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。