こんにちは！レンタルスペース運営者の「みつ」です。
今回は、キャンセルが発生したときのキャンセル料金の回収方法について書いていきます。
どこまで追うか、あらかじめ決めておくことが大切だな
いくら支払ってくれないとしてもやり過ぎはダメだよ
一番効果が出た回収方法
お客さん都合でキャンセルされた場合、キャンセル料金は確実に取りたいところです。
でもキャンセルポリシーを作っただけだと回収が難しく、取りっぱぐれてしまう可能性があります。
キャンセル料金が発生した場合、どのような手順で回収を進めていくか？ここを事前にしっかりと決めることで回収率が上がり、こちらのストレスも軽減されます。
この記事では、ぼくのスペースでの回収方法を例として記載します。もちろんこれが正解というわけではありませんので、ご自身に合う方法を見つけてみてください。
回収についてのスタンス
まずはキャンセル料金回収について、どのように考えるかです。これには正解がなく、運営者側の考えによって回収のスタンスも変わってくるでしょう。
ぼく個人の話になりますが、キャンセル料金が数百円の少額だったとしても確実に取りに行きます。これってこの数百円を売り上げにしたいというわけではなく、回収方法をルール化し同じように対処することで平等感を出しています。
少額だから回収しない、高額だから回収するというのは運営者側の都合のように見えます。
少額だからといって回収しないと、きちんとキャンセル料金を支払ってくれたお客さんに対しても失礼だと思っています。なので、少額だとしても容赦なく回収するのがぼくのスタンスです。
※この記事の内容はあくまで参考程度としてください。この方法を実践して何かトラブルになっても、当たり前ですがぼくの方では責任は取れません。もしこの方法を試す場合、完全なる自己責任でお願いします。
①最初は優しく丁寧に
お客さんに対してのキャンセル料金が発生した場合、キャンセルポリシーに沿ってキャンセル料金をお伝えします。（ぼくはメールで連絡しています）
ちゃんとしたお客さんであれば、この最初の連絡で支払っていただけます。
でも中にはなかなか支払ってくれない、そもそもこちらの連絡に対しての返事もないという人もいたりします。
忙しかったり、メールを見落としていたり何かしら事情があるかもしれないので、ここで焦ってはいけません。
最初の連絡から3日後に、再度連絡してみましょう。（ここでもメールを使います）
さらに2日経っても音沙汰がない場合、ここで初めて電話をかけてみます。もしここで電話がつながったら、キャンセル料金を支払ってもらいたいということと、詳細はメールで送ったが届いているか？ということをその場で確認してもらいます。
もちろん、丁寧な言葉で紳士的に会話をしていきます。
②徐々に切り替えていく流れ
もし電話にも出なかったら。ぼくの場合、出るまでかけます。
ぼくのスマホにもたまに知らない番号から電話がかかってきます。スマホを見ているときにタイミングよくかかってきたら出ることもありますが、基本的に出ないことの方が多いです。
でもそれが何度もかけてきたらどうでしょう？しつこくてウザいでしょうが、何か重要な電話なのでは？と思うかもしれません。
着信履歴が1件だけだとかけ直さないかもしれませんが、10件入っていたらぼくはかけ直します。
なんだか取り立て屋みたいに思われるかもしれませんが、相手に重要な電話ですよと認識してもらうために何度もかけるのです。
こちらとしては正当な理由があって電話をかけているわけで、深夜や早朝など非常識と思われる時間帯にかけなければ問題ないと思っています。（これはぼくの個人的な意見なので、完全に自己責任でお願いします）
もちろん、そこまでしたくないという方もいらっしゃると思いますが、ぼくの場合は電話に出なかったら最低10回はかけるというルールにしています。
③最後の通告
メールを2回してダメ、電話を10回してもダメ。そうなった場合、最後の手段です。
以下のようなメールを送っています。
○○ 様
お世話になっております。○○です。
○月○日〇時のキャンセル料金のお支払いが確認できておりません。
これまでメールや電話でもご連絡させていただきましたがご対応いただけなかったため、最終告知としてご連絡させていただいております。
○月○日〇時までにキャンセル料金である○円のご入金をお願いします。
もし期日までにお振込みがない場合、弁護士経由で内容証明を送らせていただくことになります。
こちらもできれば訴訟など控えたいと思っておりますので、まずはご連絡のほどお願いいたします。
入金額：○円
期日：○月○日〇時
振込口座：○○銀行 ○○支店 普通○○○○○○○
よろしくお願いいたします。
このメールを送ることで、これまで何度連絡しても音沙汰なしだった人が入金してくれることもありました。
請求額がものすごい金額の場合はマジで弁護士さんに相談しますが、実際のところはこのメールを送って何も連絡がなければきっぱり諦めるようにしています。
お客さんを脅すわけではありませんが、ここまでやってダメだったら自分自身も納得がいくという感じです。（しつこいようですが、このメール文を含めぼく個人の意見のため、マジで自己責任でお願いします）
まとめ
今回は、キャンセルが発生したときのキャンセル料金の回収方法について書きました。
キャンセルポリシーがあるからには、どのお客さんにも平等にキャンセル料を支払っていただくことが大切です。そのために回収する流れをあらかじめ決めておき、その手順に沿って進めていくのが良いでしょう。※今回の記事はあくまでぼくの回収方法なので、参考程度にしてもらえればと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。
