こんにちは！レンタルスペース運営者の「みつ」です。
今回は、レンタルスペースのキャンセルポリシーは必ず作るべきということについて書いていきます。
運営側になってはじめてキャンセルの痛みがわかったぞ
相手の立場になって考えていこうね
なぜキャンセルポリシーは必要なのか？
レンタルスペースの運営において、キャンセルポリシーは必ず作りましょう。キャンセルポリシーって、○日前にキャンセルした場合は料金の○%もらいますよ、というやつです。
キャンセルが発生すると運営者としてツラいです。やむを得ない理由でのキャンセルは仕方ないですが、ぼくが思うのは軽いノリで予約して軽いノリでキャンセルされるのがツラいということです。
キャンセルポリシーを厳しくしすぎると敬遠され、緩くしすぎると無法地帯となりますが、作ることは必須なのでぜひ参考にしてみてください。
運営者にとってキャンセルってめちゃ痛い
レンタルスペースって基本的に事前予約制です。お客さんから予約が入ったら、その時間帯は他のお客さんから予約が入らないようになります。
予約枠を押さえたものの、当日にいきなりキャンセルされたらどうでしょうか？ぼくら運営者にとってはかなり痛いです。
事前に支払いが完了していれば良いですが、もし取りっぱぐれでもしていたら売上0円という最悪の事態です。
なので、事前に支払ってもらうようなルールにするべきで、ぼくのスペースでもそうしています。
無断キャンセルはもっと痛い
キャンセルの中で一番痛いのが、無断キャンセルです。
ぼくのスペースでも無断キャンセルをした人がいるんですが、これってめちゃめちゃ迷惑です。キャンセルした側としてはそこまで深く考えていないのかもですが、キャンセルされた側としてはめちゃめちゃ痛手です。
レンタルスペースって予約が入ったとしても特に準備が不要ですが、飲食店やエステはそういうわけにもいきません。
ちょっと他の業界を例に挙げて、無断キャンセルの悲惨さを見ていきましょう。
飲食店で予約が入った場合、席の確保から予約された人数分の食材など事前準備が必要です。予約の人数が多ければ、スタッフの手配も必要かもしれません。
お客さんに喜んでもらうため新鮮な食材を用意し、心を込めて仕込みをし、料理を作り、人数分の席を用意する。予約の時間になっても来ないなぁと思いながら少し待ってみる。
10分経っても来ず、20分経っても来ず。お客さんに電話してみると繋がらず、結局何の連絡もなくお客さんは来ない。当日支払いだったためお金ももらえず。
がんばって用意したお店の方は泣いています。無駄になってしまった食材たちも泣いているでしょう。
書きながらぼくも泣きそうになりました。
キャンセルされてぽっかり空いた穴にたまたま飛び入りのお客さんが入れば良いですが、なかなかそううまくはいきません。
キャンセル料を支払ってくれるお客さんが多いと思いますが、中には無断キャンセルしてそのままバックレる輩がいるのです。
そういった輩が現れないよう、現れたとしても取りっぱぐれがないような仕組みを考えていくことが大切です。
ポリシーがないとキャンセルが多発する恐れがある
キャンセルポリシーの話に戻りますが、もしキャンセルポリシーがなかったとしたらどうでしょうか？キャンセルしてもいいのか！と軽く考えられてしまうかもしれません。
レンタルスペースは事前予約制、しかもスペース貸切です。キャンセルされると痛手なので、そのためにキャンセルポリシーを作るのです。
万が一キャンセルされてもキャンセル料によって売上が出せるようにということもありますが、ここをしっかり作ることで気軽にキャンセルできないんだよ、というプレッシャーを与えるという役割が大きいです。
たまに、使うかわからないけどとりあえず予約を押さえておこう的なノリで予約してくる人がいますがクソほど迷惑です。そのノリが発覚した時点でブラックリスト行きでしょう。
インフルエンザにかかっても、お子さんの体調が悪くなってもキャンセルするな！という軍隊みたいなことを言いたいのではありません。仮予約みたいなノリで予約してくるのはやめて欲しいということです。（すみません、いつの間にかキャンセルする人へ対しての文章になってしまいました。。）
繰り返しになりますが、キャンセル料を取るためにキャンセルポリシーを定めるというより、キャンセルするということは軽いノリでできるようなものなく重大なことなのですよ、ということをお客さんに認識してもらうためと捉えたら良いでしょう。
まとめ
今回は、レンタルスペースのキャンセルポリシーは必ず作るべきということについて書きました。
軽いノリで予約やキャンセルをされるのを防ぐため、キャンセルポリシーを定めることが大事です。具体的な作り方についての記事は次回書きますね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
