こんにちは！レンタルスペース運営者の「みつ」です。
今回は、キャンセルされた際のキャンセル料を取りっぱぐれないためにやるべきことについて書きていきます。
キャンセルされたらやるべきこと
キャンセル料金が発生するという事態になった場合、確実にお客さんに支払ってもらいたいところです。
そのためにキャンセルポリシーを作るのですが、ぼくの感覚だと作っただけだとダメで、確実にキャンセル料を回収するためにはお客さんの情報やキャンセル案件の管理体制をしっかりと作っておいた方が良いです。
ぼくはこれまで何十回もキャンセル料金の回収を経験しています。その経験から行きついた回収についての考えとして、
- 取りっぱぐれるとこちらの負債になってしまうので、泣き寝入りはしたくない
- ただ、キャンセル料金の回収に労力を使い、本来やるべきことが疎かになるのは本末転倒であるということです。
そこで思いついたのが、ここまでやってダメだったら諦めようという自分ルールを作る、です。詳しく見ていきますね。
キャンセル料金を回収することについての考え方
お客さんがキャンセル料金を支払ってくれないのはストレスです。キャンセルポリシーに乗っ取ってちゃんと支払えよ、というのが運営側の気持ちでしょう。
でもキャンセル料金を支払ってくれないという問題が発生する度に、毎回毎回ストレスを感じるのは嫌だなと思ったわけです。
支払ってもらえないという事柄自体が嫌なことなので、ストレスになるのは当たり前と思う反面、なぜこんなにもストレスに感じるのだろう？と考えてみました。
そのとき思ったのが、想定外のことが起きたから過度なストレスを感じたのではないか？ということ。たしかに想定外のことを対処するのは手間ですし、毎回毎回、どうしよう？どうやってお客さんに連絡しよう？回収できなかったらどうしよう？ということを考えてストレスを感じていました。
だったら回収の流れをルール化し、さらにここまでやってダメならきれいさっぱり諦めようと決めておけば良いと思ったのです。
これをすることで未払いが発生しても、ルーチンワークの感覚で進めることができますし、精神的にも楽になりました。
お客さんの情報は必ず聞いておくべき
これ大事です。お客さんの情報がわからないと回収しようにも動けません。
最低限必要なのが、名前（本名）、メールアドレス、電話番号です。うちは取っていませんが、住所も取れるなら取っておいた方が良いでしょう。
ぼくのレンタルスペースでは、ネットから予約してもらう際に名前、メールアドレス、電話番号は必須項目としています。ここの情報を入力しないと予約ができないようにしているので、確実にお客さんの情報をゲットしています。
キャンセル案件をしっかりと把握するべき
意外に抜けがちなのが、キャンセル案件の管理です。ここをしっかりやらないと、キャンセル料金を支払ってもらえなかったとしても気付かずに見過ごしてしまいます。
最低限やるべきこととして、キャンセルとなった時点でリスト化する。エクセルでもスマホのアプリでも何でも良いので必ず記録として残しておきましょう。（ぼくはGoogleスプレッドシートに記録しています。スマホからでもパソコンからでも確認できるのと、入金の期限を過ぎたら色を変えるなど何かと使い勝手が良いためです）
件数が少なければ見落とすこともないかもしれませんが、リスト化は他の意味でもおススメです。頭で覚えているのってストレスになる、というか貴重な頭の中の容量を無駄に使うことになります。なので忘れてもいいようにリスト化するのです。
それと、お客さんがなかなか支払ってくれないと、段々諦めモードになってきていつの間にか回収すること自体頭の中から消えてしまいます。
でもリスト化すると、自分が消さない限りはデータとして残ります。このデータが消えずにいつまでも残っているのは気持ち悪いため、回収しようとなるわけです。
まとめ
今回は、キャンセルされた際のキャンセル料を取りっぱぐれないためにやるべきことについて書きました。
回収するのに労力を使い、本来やるべきことができなくなるのは避けたいところです。そのために、ここまでやってダメだったら諦めようというルールを作るのが大事ということでしたね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
