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予約システムを導入したら、予約管理の労力が1/10になった話

予約システムのおかげで労力が10分の1になった予約管理

こんにちは!レンタルスペース運営者の「みつ」です。

今回は、予約システムを導入することで、労力が大幅に削減できるということを書いていきます。

みつ
みつ

予約システムのおかげでぼくは自由の身になれたぞ

ぽこ犬
ぽこ犬

おまえ空いた時間に遊んでないで、ちゃんと仕事しろよな

最小限の労力で運営するために

ぼくは2年ほど、予約システムなしでレンタルスペースの予約管理をしてきました。

手作業で予約管理するのはかなり手間だったため予約システムを導入したのですが、結果的にものすごく労力が減りました。ついでにミスもなくなりました。

レンタルスペースを運営するなら、予約システムは導入するべきです。どちらも経験したぼくが強くおススメするので参考にしてみてください。

運営者側の手間がかなり削減できる

レンタルスペースを運営する側にとって、予約システムを導入するメリットはかなり大きいです。

  • 予約管理に対する手間がかなり削減できる
  • 人為的なミスがなくなる

主にこの2つなのですが、1つずつ見ていきますね。

予約管理に対する手間がかなり削減できる

ぼくはこれまで予約リクエスト制で予約を受け付けていました。なにかというと、まずお客さんが予約したい日時の希望をネット上で入力し、送信します。(第一希望○月○日〇~○時、第二希望○月○日〇~○時、第三希望○月○日〇~○時というように)

それを受けたぼくは、予約の状況を確認するためGoogleカレンダーを開きます。お客さんが希望している日時を第一希望から順に見ていきます。もし第一希望が空いていれば、ぼく自身がその日時で予約を押さえます。

その後、お客さんに第一希望の○月○日○~○時で予約を押さえました。当日の流れは…。というようなメールを手動で送って完了です。

この作業ってかなり手間で、1日に何件も予約が入るのでなかなかしんどいのと、常にお客さんからのメールを気にしないといけないため精神的にもキツイかもしれません。

それを予約システムに変えるとどうなるでしょう。ぼくが導入しているシステムの場合、お客さんが空いている時間帯を選び予約を入れます。そうするとぼくの方には「○○様から〇月○日〇~○時で予約が入りました」というメールが来て完了です。つまり運営者側は何もやらなくていいのです。

 これまでは予約リクエストが来たら、

  1. お客さんからのリクエストメールを確認
  2. Googleカレンダーで予約の空き状況を確認
  3. お客さんの予約をカレンダーに入力
  4. お客さんに予約を押さえた旨を連絡

こんなことを毎回やっていましたが、今ではそれがなくなりました。天国です。

予約を管理するのはGoogleカレンダーが最強です。こちらの記事も参考になると思います。

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人為的なミスがなくなる

自分で予約管理をしていると、どうしてもミスが発生します。特にぼくのような注意力が散漫なタイプは高確率でミスります。

しかもミスると、ダブルブッキングにつながる可能性があります。ダブルブッキングが起きるとかなり悲惨なことになるため、起こり得る可能性があるものは徹底的に排除しておきたいところです。

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お客さんにとってどちらが嬉しいか?

運営する側ではなく、お客さんから見ても予約システムを導入するメリットは大きいです。

予約リクエスト制の場合、その場で予約が確定しません。希望日時を送信し、運営者からの連絡が来るまで待たなくてはいけないのです。

これってお客さんの立場からすると不親切で、ぼくがお客さんだったらかなりのストレスです。(そんなストレスに2年間も耐えてくださり申し訳ありません。。)

美容室やエステ、歯医者、飲食店、ホテルでも一昔前は予約リクエスト制のところがほとんどでした。でもITが進化した昨今、当たり前のようにその場で予約が確定される即決制です。むしろ即決制じゃないと予約獲得率が落ちます。ぼくだったら予約リクエスト制のところはスルーするでしょう。

まとめ

今回は、予約システムを導入することで、労力が大幅に削減できるということを書きました。

予約システムは運営者の労力とミスが減るため、導入を強くおススメします。お客さんにとっても便利になるためぜひ前向きに導入を考えてみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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