こんにちは！レンタルスペース運営者の「みつ」です。
今回は、レンタルスペースにおいてダブルブッキングは絶対にやってはいけないということを書いていきます。
ダブルブッキングはマジでヤバい
うん、正直事件のレベルだな
ダブルブッキングだけは絶対にしないように
レンタルスペースを運営する上で一番やってはいけないこと、それがダブルブッキングです。
もしダブルブッキングが発生したとしたらかなりマズイです。お客さんの信用を一気に失います。二度と使ってもらえないのはもちろん、お客さんにめちゃめちゃ迷惑がかかります。
ダブルブッキングだけは何があっても起きないように。100%起きないようにするにはどうすれば良いのか？ここをしっかり意識して運営していきましょう。
もしダブルブッキングが起こったら悲惨なことに…
レンタルスペースにおいてダブルブッキングはご法度です。
お客さんに迷惑がかかるのはいうまでもありません。一番マズイのはダブルブッキングが予約日当日に発覚するパターン。
予約した時間にスペースに行ってみると、すでに他のお客さんがスペースを使っている。「15時から予約しているんですが…」と声をかけてみると、「私たちもその時間に予約していますよ」と、同じ時間に2つの予約が入ってしまっている状況。
お客さんから「15時から予約しているのに、他の人が使っているんですけど」と、こちらに連絡が来てダブルブッキングが発覚するのです。
どちらかのお客さんが予約の日時を間違えているという可能性もありますが、こちらのミスだったとしたら最悪です。マジでヤバいです。
お客さんとしては、何かしらの目的でスペースを使いたいから予約してくれたわけで、それが当日急に使えなくなったとしたら死活問題です。
セミナーやイベント、教室、勉強会を開催するための予約だった場合、仲間や生徒さん、お客さんも来ます。その方々はその日のために予定を空け、時間をかけてスペースまで足を運び、参加費としてお金も支払っているでしょう。
それが当日急にスペースが使えなくなりましたとなったらどうでしょう。完全にありえません。
「スペース側のミスで場所の予約ができていなかった」となったとして、参加者の方からするとじゃあどうしてくれるんだ？となります。実際に予約した方に非がなかったとしても、その方のメンツは丸つぶれです。
もし上記のようなことになったら地獄です。スペースは1つ、お客さんは2組。どうやっても解決できません。
1週間前に発覚となれば、他のスペースを探すこともできたかもしれません。でも当日いきなりこんな状況になったとしたら終わりです。
こちらがいくら謝罪したとしても、お客さんからすると「謝罪しても意味ないから。今すぐ使えるスペースを提供しろ」です。ぼくがお客さんだったらその場で発狂するかもです。
実際にダブルブッキングになってしまったことがある
絶対にやってはいけないダブルブッキング。実はぼくのスペースで一度だけダブルブッキングが起きたことがあります。
当時、お客さんから予約が入ったら自分でカレンダーに手作業で入力していました。うっかり間違えて違う日に予約を入力してしまい、ダブルブッキングとなったのです。（ちなみに今は予約システムを導入し、手作業での入力は排除しています）
このときも当日にお客さんから連絡が入り、ダブルブッキングが発覚しました。こちらのミスだと気付いたときは顔が青ざめ、そのまま消えなくなってしまいたくなりました。
でどうなったかというと、ダブルブッキングした2組のお客さんがスペースを半分ずつ使うという神対応をしてくれたのです。
ぼくのレンタルスペースはダンスができるスタジオです。お客様は2組とも、ダンスの練習をするために予約されました。たまたま2組とも人数が少なかったこともあり、スペースが半分になったとしても問題なくダンスができたようです。
むしろ「他の方のダンスを見ることができて、良い刺激になりました」とコメントをいただくという。
そのときぼくは、「二度とダブルブッキングを起こさないぞ。そしてこんな風に言ってくださったお客さんのことを大切にしよう」と強く誓ったのでした。
ダブルブッキングを絶対に起こさないためには
ダブルブッキングはお客さんに対して多大な迷惑をかけてしまいます。絶対にあってはならないことです。
ぼくのスペースでは、予約が入ったら手作業でカレンダー入力するというアナログな方法でした。いくら気を付けていたとしても、人為的なミスは起こります。
ミスが起きたこと自体が問題というより、ミスが起きてしまう仕組みなのが問題です。100％ミスが起きないためにはどうすれば良いか？そこを考えるべきです。
ぼくのスペースでは、お客様自身がネット上で予約をするという予約システムを導入しました。これによって人為的なミスがなくなり、お客様としても安心してスペースをご利用いただけています。
まとめ
今回は、レンタルスペースにおいてダブルブッキングは絶対にやってはいけないということを書きました。
ダブルブッキングは絶対にあってはならない最悪の出来事で、お客さんにめちゃめちゃ迷惑がかかります。絶対に起きないための仕組みを考え、運営していくことが大切です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
